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Ordnung im Outlook: 7+ Tipps für effizientes Arbeiten

Ordnung im Outlook: 7+ Tipps für effizientes Arbeiten


Wie Sie die Mail-Flut meistern

Pling, pling, pling ... ständig kommen Mails herein und die Informationsflut nimmt und nimmt kein Ende. Wie soll man da den Überblick behalten? Oder im richtigen Moment die richtigen Infos finden? Heute geben wir Ihnen 7+ bewährte Tipps mit auf den Weg, wie Sie die Mailflut gekonnt meistern und verraten Ihnen, wie Outlook Ihnen dabei hilft.


Tipp Nr. 1: Strukturieren Sie Outlook nach Jahren und Projekten.

Der erste Tipp ist simpel – und genau so effektiv: Legen Sie im Outlook für jedes Jahr einen Ordner an. Und bilden Sie darunter eine Ordnerstruktur mit Ihren wichtigsten Projekten oder Themen. Nun können Sie zu Beginn des neuen Jahres jeweils alle Mails in den entsprechenden Ordner versorgen. Ihre Vorteile? Sie starten mit einer leeren Inbox (was für ein gutes Gefühl!) ins neue Jahr – und wissen, wo Sie die Infos aus den letzten Jahren suchen müssen.



Tipp Nr. 2: Arbeiten Sie mit Kategorien.

Achten Sie darauf, dass Sie nur Mails im Posteingang liegen haben, bei denen es noch eine Aufgabe zu erledigen gibt. Projekt- oder themenbezogene Mails mit wichtigen Informationen, legen Sie in den Projekt- oder Themenordnern (siehe Tipp 1) ab.


Damit Sie die Übersicht über die Mails im Posteingang behalten, arbeiten Sie am besten mit Kategorien. Outlook bietet dazu verschieden farbige Kategorien an, die Sie verwenden können. Und so geht’s:


- Klicken Sie rechts auf die gewünschte Mail.

- Wählen Sie im Menü «Kategorisieren» die Option «Neue Kategorie» aus.

- Geben Sie den Namen für die Kategorie ein und wählen Sie eine Farbe aus.

- Fertig!


So können Sie ein System entwickeln, das zu Ihrem Job passt. Zum Beispiel:


- Grün: Projekt Einführung CRM

- Blau: Verwaltungsrat

- Gelb: Reiseorganisation

- ...


Tipp Nr. 3: Den «Betreff» optimieren (1): Etablieren Sie Kürzel.

Wenn eine Mail hereinkommt, oder Sie durch Ihren Posteingang scrollen, hilft es, wenn Sie direkt sehen, was zu tun ist. Darum ist unser Tipp, im Team (oder noch besser im ganzen Unternehmen) Kürzel einzuführen, die im Betreff jeweils als Erstes hingeschrieben werden. Wenn alle diese Kürzel verwenden, sorgt das für Zeitersparnis und für Klarheit. Zum Beis


piel:


- DONE: ... (= diese Sache ist erledigt)

- FYI: ... (= For Your Information, dies sende ich dir zur Info)

- FEEDBACK: ... (= hier erwarte ich Feedback)

- ACTION: ... (= hier musst du etwas tun)

- NONB: ... (= Non-Business, also ein privates Thema)

- ... diese Liste kann ganz nach Ihren Bedürfnissen erweitert werden. Vorsicht: Nicht zu viele Kürzel verwenden, sonst geht auch hier der Überblick verloren!


Noch ein PLUS: Sie können Ihren Posteingang nach dem Betreff sortieren – und haben dank der Kürzel dann sehr schnell einen Überblick, wo z. B. noch etwas zu erledigen ist.


Tipp Nr. 4: Den «Betreff» optimieren (2): Sorgen Sie für Klarheit.

Was erwarten Sie in einem Mail mit dem Betreff «Übrigens ...»? Einen Nachtrag zum Geschäftsbericht, der unbedingt noch vor Drucklegung eingepflegt werden muss? Eine Einladung zum Feierabend-Bier mit dem Team? Einen Hinweis zu Ihrer Meeting-Gestaltung am Mittwoch der letzten Woche? Der Spielraum ist gross. Und entsprechend schwierig ist es, die Nachricht zielführend zu bearbeiten, oder abzulegen – und wiederzufinden. Darum gilt:


Wählen Sie einfache und klare «Betreffe», damit der/die Empfänger*in sofort weiss, um was es geht.



Also zum Beispiel:


- ACTION: Nachtrag in Geschäftsbericht einpflegen

- NONB: Feierabend-Bier mit Team

- FYI: Feedbacks Meeting vom 11.02.2021


Tipp Nr. 5: Pro Mail ein Thema.

Ordnung (= Klarheit und Effizienz) beginnt bereits beim Schreiben (oder Beantworten) der Mails. Darum empfehlen wir:


Packen Sie nur ein Thema in eine Mail.


Das erleichtert die Weiterbearbeitung und Zuordnung (oder Archivierung), z. B. zu einem Projekt. So können alle Beteiligten zielgenau antworten und die entsprechenden Infos auch wiederfinden.


Was auch hilft: Versuchen Sie Mails übersichtlich zu gestalten, d. h. verwenden Sie beispielsweise Absätze und Bullet Points. Je klarer Ihr Mail strukturiert ist, desto einfacher hat es Ihr*e Empfänger*in zu erfassen, um was es geht – und Ihnen weiterzuhelfen. Auch Kulturfragen spielen hier mithinein ...



Tipp Nr. 6: Klären Sie Kulturfragen im Team.

Auch in Mails macht der Ton die Musik. Der richtige Stil ist wichtig, auch wenn es schnell gehen muss. Doch was ist der «richtige» Stil? Das variiert von Firma zu Firma. Klären Sie im Team, was Erwartungen sind und legen Sie Standards fest.


Dies betrifft beispielsweise die Anrede, die Grussformel, wer wann ins CC genommen wird, oder wie schnell ein Mail beantwortet werden muss. Wenn Sie wissen, dass innerhalb Ihres Teams ein «LG» in Ordnung ist, können Sie sich auf Inhalte – Ihren Job – konzentrieren.


Tipp Nr. 7: Arbeiten Sie mit «Regeln».

Outlook bietet die Funktion «Regeln» an. Nutzen Sie das Potenzial in Sachen Ordnung und Effizienz, welches die «Regeln» haben! Zwei Beispiele wären:



- Sie legen die Regel fest, dass alle Mails, welche Mails von Ihrer Chefin bzw. Ihrem Chef kommen in der Inbox blau angezeigt werden. à Wenn Sie durch Ihre Inbox scrollen, erkennen Sie an der blauen Farbe direkt, welche Mails von Ihrer Chefin kommen. Das erspart lästiges Suchen!

- Sie legen die Regel fest, dass alle Mails, in denen Sie im CC sind, direkt in einem bestimmten Ordner abgelegt werden. à Wenn Sie wissen wollen, worüber Sie in Kenntnis gesetzt wurden, schauen Sie dort nach.


So gibt es viele weitere Möglichkeiten, wie Outlook Ihnen mit den «Regeln» ganz automatisch hilft. Die Regeln gehen nach dem Prinzip «immer, wenn ..., dann ...». Und so geht’s:


- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht im Posteingang oder einem anderen E-Mail-Ordner.

- Wählen Sie Regeln aus.

- Wählen Sie eine der Optionen aus.


Unser Extra-Tipp: Bleiben Sie dran und profitieren Sie auch von ...

Outlook bietet noch viele weitere Möglichkeiten, Sie in Sachen effizientes Arbeiten zu unterstützen. Nutzen Sie z. B. «Textbausteine», wenn Sie die gleichen Mailtexte immer wieder versenden müssen. Oder lassen Sie sich das Leben von den «Quick Steps» erleichtern. Nach und nach werden Sie so zum Organisations-Profi und haben immer den Überblick!


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