Geschäftsstelle outsourcen als Non-Profit

Zwischen Idealismus und Excel-Tabellen

Am Anfang steht Begeisterung. Eine Idee, ein Anliegen, ein paar Menschen, die etwas verändern wollen. Eine Initiative entsteht, ein Verein, eine Stiftung – getragen von Engagement, Energie und Idealismus. Und weil es am Anfang mehr Herzblut als Struktur gibt, läuft vieles nebenbei: Anträge werden abends noch schnell geschrieben, Belege in Ordnern gesammelt, Protokolle im Word-Dokument gespeichert.

Das funktioniert erstaunlich gut – eine Zeit lang.

Bis es nicht mehr funktioniert

Mit jedem neuen Projekt, jeder zusätzlichen Förderstelle und jedem neuen Teammitglied wächst nicht nur die Wirkung, sondern auch die Verwaltung. Plötzlich wollen Fördergeber Budgetpläne sehen, Nachweise geprüft werden und die Löhne sollen bitte korrekt verbucht und mit allen Sozialabgaben versehen sein.

Was in der Anfangsphase charmant improvisiert war, wird zur Belastung. Excel-Tabellen, die einst als Notlösung dienten, werden zu unübersichtlichen Kunstwerken. Abläufe hängen an einzelnen Personen. Und irgendwo in einem Unterordner liegt ein Dokument, das alle suchen, aber niemand findet.

Die Geschäftsstelle

Früher oder später kommt in fast jeder Organisation derselbe Gedanke auf: Wir brauchen eine Geschäftsstelle! Jemand, der den Überblick behält, die Verantwortung trägt, der weiss, wo was liegt und wer was wann erledigt. Eine zentrale Anlaufstelle, die Ordnung schafft und alle Fäden zusammenhält.

Die Idee ist richtig – aber in der Praxis zeigt sich schnell: Das Budget reicht selten für mehr als eine Teilzeitstelle. Und diese eine Person soll dann alles können. Buchhaltung, Personal, IT, Kommunikation, Vereinsrecht, Projektmanagement, Öffentlichkeitsarbeit. Idealerweise mit Zahlenverständnis, Textsicherheit und Nerven wie Drahtseilen.

Selbst mit viel Motivation ist das kaum zu stemmen. Die Geschäftsstelle, die eigentlich entlasten sollte, wird zum Nadelöhr. Sie hängt an einer Person, die alles wissen, alles können und gleichzeitig überall sein soll. Wenn sie ausfällt oder kündigt, steht die Organisation wieder dort, wo sie angefangen hat.

Outsourcing als Alternative

Wenn die eigene Geschäftsstelle an Grenzen stösst, scheint Outsourcing oft die naheliegende Lösung. Statt alles intern zu stemmen, werden einzelne Aufgaben nach aussen vergeben – Buchhaltung hier, Lohnwesen dort, IT an eine Agentur, Kommunikation an eine andere. Auf dem Papier klingt das effizient. In der Praxis bedeutet es meist: Mehr Koordination, mehr Schnittstellen, mehr Abstimmungen.

Jede externe Stelle arbeitet für sich, mit eigenen Abläufen, unterschiedlichen Systemen und Prioritäten. Das Ergebnis ist selten ein stabiles Ganzes, sondern eher ein Zusammenspiel, das Aufmerksamkeit kostet. Und je mehr Dienstleister beteiligt sind, desto höher werden Aufwand und Kosten.

Gerade für kleinere und mittlere Non-Profits führt das oft zu der Erkenntnis: Klassisches Outsourcing entlastet punktuell, aber nicht strukturell. Es ersetzt Aufgaben – keine Organisation.

Geschäftsstelle richtig outsourcen

Das Angebot, eine Geschäftsstelle richtig outsourcen zu können, musste unseres Erachtens erst geschaffen werden. Das ist einer der Gründe, warum wir Shareau gegründet haben, weil auch kleine Unternehmen und Non-Profits professionelle Strukturen brauchen – selbst wenn die Mittel begrenzt sind. Weil wir gesehen haben, dass eine einzelne Person, so engagiert sie auch ist, diese Vielfalt an Aufgaben einfach nicht abdecken kann.

Unser Ansatz war von Anfang an klar: Wir bringen die nötigen Kompetenzen unter ein gemeinsames Dach. Finanzen, Personal, IT, Kommunikation, Recht, Administration – alles greift ineinander und funktioniert als Einheit. So entsteht die Professionalität, die sonst nur grosse Organisationen erreichen, aber zu Konditionen, die für kleinere realistisch sind.

Von Verwaltung zu Steuerung

Die Entscheidung, die Geschäftsstelle auszulagern, markiert einen Entwicklungsschritt. Sie ist der Moment, in dem eine Organisation beginnt, sich strukturell so aufzustellen, dass Strategie und operative Umsetzung klar voneinander getrennt, aber aufeinander ausgerichtet sind.

Gemeinsam mit den Verantwortlichen entsteht eine neue, durchgängige Logik: Projekte werden aus der strategischen Ebene heraus geplant, Anträge darauf abgestimmt, Budgets systematisch aufgebaut und das Reporting so gestaltet, dass es nicht nur dokumentiert, sondern steuert. Aus einer reaktiven Verwaltung wird eine aktive Steuerung. Die Organisation gewinnt Überblick, Planungssicherheit und die Fähigkeit, ihre Wirkung gezielt zu lenken.

In dieser Phase begleiten wir Organisationen eng mit einem Team, das operative Verantwortung übernimmt und die notwendigen Strukturen aufbaut, damit die strategische Arbeit wirksam werden kann. Dazu orientieren wir uns an den Zewo-Standards.

Zurück zum Idealismus

Am Ende geht es bei Non-Profits nicht um die Verwaltung, sondern um die Wirkung. Wer Verantwortung für öffentliche Gelder oder Spenden trägt, muss sicherstellen, dass diese Mittel dort ankommen, wo sie am meisten bewirken.

Professionelle Strukturen sind dafür kein Selbstzweck. Sie sind die Basis, damit das Engagement nachhaltig wirken kann. Wenn Prozesse klar sind, Zuständigkeiten definiert und Systeme verlässlich, entsteht Freiraum, die Energie wieder in das investieren zu können, wofür man einst gestartet ist.

Genau hier setzen wir an.